[视野] 谁动了我的格子间

  格子间可不仅仅是个物理场所。近年来,社会心理学和组织心理学家开始搜集证据,以证明工作环境对工作效率有着深刻、惊人的影响。办公桌的大小、自然光照的多少、室内的空气质量、员工的隐私(或者毫无隐私),都是预测我们是否舒适、满意、高效的重要指标。

  开放式办公室的灵感来自“圆形监狱”

  现代办公室的源头可以追溯到中世纪。那会儿就有了记录教会和政府文件的抄写员,他们的教育程度超过当时的大部分市民,因此属于特权阶级,能随意布置自己工作的小房间。工业革命晚期,事情发生了变化。职业阶层人数膨胀,监督他们工作的主管也越来越多。这催生了标准化的工作场所——在这样的场所中,经理可以更好地控制手下的文员,随时了解他们的工作进展。

  到20世纪初,美国工程师弗雷德里克·W·泰勒发起了“科学管理运动”。按照泰勒的建议,除了手头工作必需的物品之外,任何东西都该从办公场所清理出去。

  世界各地的白领一定都对所谓的“开放式办公室”非常熟悉。光秃秃的一大间屋子里“存放着”大批员工,办公桌簇拥在一起,薄薄的隔板圈出些许隐私。每当有人就职、有人被炒、有人换岗,只要重新收拾一下桌子就能应付。

  开放式布局让主管能监督属下的一举一动。如果你在离开自己的办公桌之前先得经过老板身边,又如果你的电脑屏幕正对经理,他随时都能从你背后看到你在干什么,那你一定会对下面的事实很感兴趣。开放式办公室的灵感其实来自一个叫“圆形监狱”的构想,是由功利主义哲学家边沁在1785年提出的:监狱造成环形,中间竖着看守塔,塔里的守卫不必露面就能监视囚犯。

  “丰富型”办公室让你效率更高

  20世纪90年代的互联网大潮中,新公司为了和资格较老的电子媒介公司争夺技术人员,开始改善办公环境,一种和开放式办公室不同的布局也随之流行开来。办公室里有了咖啡吧、桌面曲棍球、舒适的座椅,创意大胆的视觉元素开始占据上风,大型热带鱼缸和精美的艺术品让环境变得奢侈而华丽。这样装潢的目的是让员工感受到器重,从而效忠机构,主动加班。

  许多人认为,装饰丰富的办公室对员工的健康和工作效率有益,但实际上,它们并不总是能让效率猛增。荷兰科学家去年开展了一项实验,将几间传统办公室改造成了内容丰富的开放式办公室,将现有空间按照工作职能作了分割。比如“座舱”用来完成需要专注的工作,“客厅”用来和同事交流。尽管有这些创新举措,在搬进新办公室的六个月后,员工的工作表现反而略有下降。这是为什么呢?

  在我们最近设计的实验中,受试者分别在以下四种办公环境中完成需耗时一小时的文书工作。

  第一种是“简洁型”办公室。它看起来仿佛刚消过毒,只有工作必需品:铅笔一支、纸张若干、一张空办公桌和一把转椅;第二种是“丰富型”办公室,除了必要的文具之外,还装饰了植物和艺术品,包括几幅又大又鲜艳的画;第三种是“放权型”办公室,其中的植物、艺术品都和“丰富型”办公室相同,但员工可以自行取合摆放;最后一种是“夺权型”办公室,员工可以自行摆设,但随后实验人员会更改布局,恢复到“丰富型”办公室的样子。

  乍一看,最后一种办公室不大可能在现实中出现,但上班族其实常常遇到这类干预。澳大利亚一家大银行的IT项目经理说,过去4年里上级部门至少对他办公室的布置和装潢改动了36次。“我觉得自己像棋盘上的小卒子,”他说,“同一间办公室的同事也都这么觉得。我们平时讨论的一个主要话题就是‘他们下一步要对我们做什么?’老实说,这样变来变去可没什么好玩的,我们都觉得压力很大。”

  研究发现,尽管诱人的环境能提高工作效率,但更关键的还是员工的自主性。在丰富型办公室里办公,效率要比在简洁型办公室里高15%,员工并没有犯更多错,出现的健康问题也较少。在允许员工随意布置的办公室里,工作效率和员工健康更是提升了30%左右。然而,一旦员工的个人选择被推翻,他们的工作表现和健康状况就会跌落到简洁型办公室的水平。一位夺权型办公室里的员工说:“我觉得很泄气,那房间可是花了好久才布置好的。”还有个受试者干脆告诉实验人员:“我真想揍你们。”

  如何远离“病态建筑综合征”

  除了布局和摆设,声音之类的因素也能影响员工的表现。研究人员发现,当附近有无关工作的说话声(比如从一位同事的格子间里飘出的电台广播),员工在阅读理解和数字回忆上的表现就会下降,他们自己也报告说有不适感。研究人员猜测,是外界的说话声破坏了工作记忆,激发了压力反应。

  是否对工作环境拥有控制权,对员工的健康和福利有着重大影响。对所谓“病态建筑综合征”的研究已经证实了这一点,其症状包括眼、鼻、喉、皮肤的炎症,还有疲惫、恶心、头痛以及晕眩等。过去人们往往将这些症状归结到建筑物的物理特性上,比如通风、供暖、制冷方面的问题。然而,丹麦哥本哈根大学在1989年的一项问卷调查撼动了这个见解。研究发现,在职位较低因而无力左右工作环境的员工中间,抱怨“病态建筑综合征”的人数比其他阶层多出一倍。

  掌控感还和工作效率有关。2010年,韩国中央大学首尔分校的一项研究调查了美国几家公司的400名员工,结果在两个因素之间发现了联系,一个是员工对环境是否可控的认知,一个是他们专注于工作的能力。在这项研究中,“掌控”的定义包含能够在办公场所移动家具、按自己的喜好摆放陈列品。根据调查结果,如果员工有权决定工作场所的物理外观,噪音这类干扰源造成的负面效应就会削弱。

  为什么员工在工作场所中感受到情感纽带时,会表现得更为快乐、更富成效,甚至更加健康呢?我们认为,这是因为人到了不舒服的环境中就会心不在焉。布置办公室时忽略员工的偏好和个性,就会破坏专注、降低产量,就算设计者的出发点是好的也不能例外。

  问题的关键在于让员工能在周围放上对自己有意义的物品,如果能做到这点,那么那些效率大师、装潢专家,还有塑料棕榈树的推销员,就统统可以回家歇着去了。